QUELQUES TERMES DE BASE ILLUSTRES PAR UN EXEMPLE

Vous avez sans doute remarqué que le mot projet est employé aujourd'hui à toutes les sauces : cela va du petit projet de vacances au grand projet de société, en passant par les projets éducatifs, professionnels, ou encore les grands projets industriels présidant aux fusions de sociétés.

Sans aller jusqu'aux gargarismes à la mode, même si le terme gestion de projet vous semble barbare et recouvre pour vous un domaine inconnu, sachez que vous en avez probablement déjà fait sans le savoir. La preuve.

L'histoire : une randonnée en montagne
Les enseignements à retenir

L'histoire : une randonnée en montagne

Le lancement

Supposons que vous vouliez par un beau mois de juillet organiser avec quelques amis une randonnée en montagne dont l'apogée sera un repas pris dans un refuge, agrémenté de vin du pays.

Vous en avez eu l'idée et vous savez qu'elle devrait plaire à quelques uns de vos amis. En bref vous avez un projet. Vous décidez alors de proposer et de lancer ce projet : vous en êtes le sponsor, c'est à dire celui qui va en faire la promotion.

Le groupe de personnes intéressées par cette entreprise (vos amis) correspond dans le vocabulaire « projet » aux consommateurs finaux du produit : ce sont des utilisateurs, au même titre que vous d'ailleurs, qui en avez eu l'idée le premier.

Vous avez donc repéré votre bande d'utilisateurs. Mais le plus gros reste à faire parce que vous n'êtes pas un montagnard féroce et vous avez un très mauvais sens de l'orientation. Avec deux doigts de conscience, vous comprendrez donc qu'il faut faire appel à des gens qui "sauront" organiser la balade.

La conception

Tous les utilisateurs concernés par la balade n'ont pas forcément le temps ou les compétences nécessaires à la préparation de la randonnée. Il vous faut donc choisir parmi les intéressés, ceux qui de par leur expérience ou leur position sauront contribuer le mieux à la préparation et à la réalisation de votre projet. Il vous faut en somme une équipe projet, c'est à dire une équipe composée de personnes compétentes qui se concerteront et joindront leurs efforts pour faire de cette balade un succès. Ces personnes compétentes dans le domaine visé par le projet sont des experts métiers ou des représentants d'utilisateurs et, pour éviter la déperdition d'énergie, elles seront coordonnées par un chef de projet. Le chef de projet n'est pas nécessairement un spécialiste du sujet mais plutôt quelqu'un qui dispose de suffisamment de connaissances pour savoir comment coordonner les experts métiers de l'équipe, en vue de la réalisation du projet (c'est à dire une balade en montagne agréable à l'ensemble des utilisateurs).

Supposons que l'un de vos amis (Jacques) soit de cette trempe ; que va-t-il faire ? Plutôt que de demander l'avis de tout le monde, Jacques se concentrera sur les profils d'experts et constituera une équipe projet composée de représentants des utilisateurs ou d'experts métiers.

- Lucie, par exemple, parce qu'elle a déjà fait cette randonnée et sait ce qui ne vaut pas le coup et ce qui vaut la peine ;
- Jean parce qu'il est guide de montagne et a toutes les compétences requises pour vous accompagner, etc, etc.

Supposez maintenant que vous en restiez avec le guide de montagne à la proposition suivante : «nous voulons faire une balade en montagne avec repas dans un refuge ».

Soit vous vous contrefichez de l'endroit exact et du coût de votre périple, et dans ce cas vous apprécierez toutes les surprises ; soit vous aviez en tête un endroit bien précis des Pyrénées et vous courez alors des risques de vous retrouver dans l'Himalaya pour un budget inattendu.

Il s'agit donc, avant de faire quoi que ce soit, de bien préciser vos objectifs et vos besoins, établis en partie grâce à l'expérience des experts métiers mais aussi (très important) en collectant intelligemment les desiderata de l'ensemble des participants (utilisateurs)

Cette étape indispensable - dirigée par le chef de projet - et qui consiste à préciser ce que l'on veut faire, c'est à dire le résultat que l'on veut obtenir, s'appelle dans le monde des projets : expression des besoins. Et dans les projets pathologiques, c'est à dire les projets qui partent en fanfare et sont toujours sur le départ au bout de quelques années, cette étape est sans nul doute la plus bâclée, voire même la plus martyrisée de toutes les phases d'un projet.

Mais partons du principe que les utilisateurs ont décidé de bien préciser les besoins. Va alors se mettre en place au sein de l'équipe projet un processus de concertation, de réflexion, de choix de solutions qui rendra précisément ce travail en commun bien plus fructueux qu'une méditation en solitaire et aboutira à l'organisation d'une randonnée réussie.

Ce travail d'équipe permettra par exemple de détailler et de préparer tous les éléments indispensables à une bonne randonnée : nombre de participants, prévisions météo, liste du matériel à emporter, détails vestimentaires, lieu de rendez vous, timing, planning de la randonnée, réservation du refuge et du repas, jusqu'au jour J, date prévue pour réaliser cette fameuse balade que tout le monde attendait. Ce travail de fourmis qui consiste à détailler dans le menu l'expression des besoins pour en assurer la réalisation, débouche dans le monde des projets sur ce qu'on appelle les spécifications.

La réalisation et l'aboutissement du projet

Si la définition des besoins et les spécifications ont été faites de façon honnête (non bâclée) et que les imprévus restent limités (météo clémente, pas d'accident majeur ou de jambe cassée), le résultat concret de ce projet sera une randonnée réussie sous un ciel de vacances...!

Dans le monde des projets, cette « concrétisation » peut prendre de multiples aspects qui vont du déploiement d'un système informatique auprès des utilisateurs finaux, à la réalisation d'une mission spatiale en passant par la commercialisation d'un nouveau produit dans le public.

Une fois le projet concrétisé (la balade a été un succès), l'équipe projet se dissout et chacun retourne à ses occupations habituelles ; le propre d'un projet étant d'avoir un début et une fin : lorsqu'il est concrétisé (réussite), le projet meurt….Ce point n'exclut évidemment pas le suivi qui peut-être fait par la suite du résultat du projet (suivi du cycle de vie d'un produit commercialisé, par exemple).

Précisions

Nous avons choisi d'illustrer notre propos par un exemple simple, mais toute simplification comporte des risques d'omission. De plus, les auteurs de ce site ne prétendent pas être des spécialistes en la matière, ils ne peuvent donc que vous renvoyer aux différents et nombreux ouvrages existant sur le sujet.

Dans le monde de l'entreprise, les choses sont en effet un peu plus compliquées que pour une "simple" balade en montagne. Voici donc quelques précisions :

• Nous avons vu dans notre exemple que l'expression des besoins et les spécifications étaient réalisées par les mêmes personnes.  Dans le monde de l'entreprise, l'expression des besoins ("qu'est ce qu'on veut") et du ressort du client et les spécifications sont généralement faites par le fournisseur (solution proposée pour répondre aux besoins du client).
• Nous avons vu aussi dans notre exemple simplifié que la balade (l'aboutissement du projet) était réalisée juste après la phase de conception (expression des besoins et spécifications).  Dans le monde de l'entreprise, une phase de tests s'intercale le plus souvent entre la conception et l'aboutissement du projet : on va par exemple tester les fonctionnalités d'un nouveau système informatique qui vient d'être développé (sur la base de l'expression des besoins et des spécifications), afin de s'assurer qu'il respecte bien les spécifications avant de le déployer auprès des utilisateurs finaux (aboutissement du projet).
• Il va de soi aussi qu'une entreprise ne lance généralement pas un projet aussi simplement qu'on lance une randonnée entre amis. Avant d'être officiellement lancé, tout projet engageant financièrement la société doit passer par une étape préliminaire de validation par un comité composé de dirigeants, sur la base d'éléments tels que le coût, la durée et la rentabilité. Cette étape est d'ailleurs tout aussi déterminante dans les processus pathologiques que dans les processus sains....mais nous y reviendrons plus loin.
• Enfin et surtout, les utilisateurs finaux peuvent être soit internes à l'entreprise soit externes. Nous avons dit dans la première page du site que nous nous occupions ici principalement des projets développés en interne, c'est à dire dans lequels les utilisateurs finaux font partie de l'organisation concernée par le projet (développement d'un système informatique pour les besoins du contrôle de gestion de la société par exemple). On pourrait penser, à tort, que dans les autres cas (production de produits de beauté, de produit alimentaires, de voitures ou d'électroménagers destinés à des consommateurs externes à la société), l'utilisateur final est exclu du processus. En fait, dans de tels cas, cet utilisateur est pour ainsi dire emmagasiné dans la mémoire et l'expérience de l'entreprise ; il est donc partie intégrante au projet. En outre, avant de décider de commercialiser un produit dans le public, l'entreprise réalise le plus souvent des tests préliminaires sur un échantillon de population représentative pour en mesurer la bonne adéquation et effectuer toutes les corrections qui seraient nécessaires. L'utilisateur final est donc "le Roi" dans tous les cas, et il est toujours illusoire de penser qu'on peut réaliser ou développer un produit en faisant abstraction de ses goûts, de ses besoins, de son expérience ou de ses exigences, que cet "utilisateur" soit interne ou externe à la société qui lance le projet.

En résumé, les différentes phases d'un projet sont :

• Définition (ou expression) détaillée des besoins et rédaction par le client d'un document listant les contraintes de toute nature auxquelles le fournisseur doit se soumettre appelé "cahier des charges"(conditions climatiques, garanties, langue de rédaction de la documentation, etc...) ;
• Rédaction des spécifications par le fournisseur interne ou externe) et établissement d'un devis (coût) ;
• Accord du client ;
• Développement de la solution (développement d'un système informatique ou mise en production d'un prototype...) ;
• Tests et livraison définitive ;
• Déploiement (déploiement d'un système informatique auprès des utilisateurs finaux, commercialisation d'un produit dans le public....)

Enfin, si vous évoluez dans un environnement francophone, il y a deux autres termes que vous devez connaître et qui - copiés sur le secteur du bâtiment - sont souvent employés en gestion de projet informatique :

Le mot maîtrise d'ouvrage : qui correspond aux utilisateurs

Le mot maîtrise d'oeuvre : qui correspond à l'équipe chargée de la réalisation technique du produit (les informaticiens par exemple, dans le cas spécifique des projets informatiques).

Les enseignements à retenir

Ce petit exemple simple de balade en montagne doit nous permettre de comprendre deux points essentiels dans un projet.

Le premier, c'est que la participation des utilisateurs et de leurs représentants, voire leur enthousiasme pour le projet est une condition indispensable à sa réussite. Sans cet élément de base, le chef de projet ne peut rien faire. On insiste aussi beaucoup sur le rôle d'animation et de communication important du chef de projet dans l'équipe ; ce qui est un deuxième élément. En fait, l'un ne va pas sans l'autre : un super chef de projet ne pourra pas faire grand chose s'il se trouve devant une masse de personnes pour lesquelles le projet ne présente aucun intérêt et qui ont bien d'autres choses beaucoup plus importantes à faire. Inversement, les utilisateurs n'avanceront pas de façon satisfaisante et ne seront pas motivés si le chef de projet ne garantit pas l'animation de l'équipe. Chacun dans un projet doit donc faire un pas vers l'autre...

Le deuxième point, c'est que le travail en mode projet s'intercale généralement au sein des entreprises dans les occupations ou le travail habituel et récurrent des utilisateurs. Ces derniers sont en effet très souvent chargés de tâches opérationnelles qui peuvent se révéler incompatibles avec la disponibilité exigée sur un projet. La façon dont une société accommode cette exigence - y compris dans son système d'évaluation - est donc révélatrice de sa capacité ou de son incapacité à travailler en "mode projet". On verra plus loin que certaines utilisent des palliatifs (comme l'assistance à la maîtrise d'ouvrage) pour éviter précisément d'avoir à adapter leur mode de fonctionnement classique. Dans le cas de la balade, les utilisateurs reçoivent comme récompense la satisfaction d'avoir justement participé à une opération gratifiante pour eux. Imaginez donc quel pourrait être le succès de cette balade si les participants savaient d'avance qu'ils n'en tireront aucune gratification ou "récompense".

Voilà, vous savez l'essentiel de ce qu'il faut savoir sur le sujet.

Entrons donc maintenant dans le domaine de la pathologie et examinons les conditions indispensables à l'obtention du label de qualité «projet pathologique».

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